Wofür
Erst ein veröffentlichtes Formular ist online erreichbar und lässt sich einbinden. Hier steht, was dafür nötig ist, wie Versionen funktionieren und wie Sie ein Formular wieder offline nehmen oder löschen.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
Vor dem Veröffentlichen
Fragt Ihr Formular persönliche Angaben ab, etwa über DBA-Blöcke wie Verstorbene/r oder Auftraggeber/in, verlangt das Portal zwei Dinge:
- Ein Feld Einverständnis. Damit willigt die ausfüllende Person in die Verarbeitung ihrer Daten ein. Bei besonders schutzwürdigen Angaben reicht eine allgemeine Datenschutz-Checkbox nicht; es braucht ein ausdrückliches Einverständnis-Feld.
- Eine Kontakt-E-Mail. Ihr Formular braucht ein Feld E-Mail. Wählen Sie es in den Formular-Einstellungen unter Kontakt-E-Mail der anfragenden Person aus. Gibt es nur ein E-Mail-Feld, wird es automatisch gewählt. Diese E-Mail-Adresse wird als Kontakt zum Kunden gespeichert.
Optional können Sie in den Formular-Einstellungen Als ausfüllbares PDF öffentlich anbieten einschalten. Dann können Familien auf der Seite des Formulars zusätzlich eine ausfüllbare PDF-Fassung herunterladen.
Schritt für Schritt
Veröffentlichen
- Klicken Sie im Formular-Editor oben auf Veröffentlichen.
- Es erscheint zum Beispiel „Veröffentlicht als v1.“ Oben steht nun Veröffentlicht mit der Versionsnummer.
- Mit Live ansehen ↗ öffnen Sie das Formular, wie Familien es sehen.
Ein veröffentlichtes Formular ändern
Bearbeiten Sie ein veröffentlichtes Formular, entsteht automatisch ein neuer Entwurf. Online bleibt die bisherige Version, bis Sie erneut auf Veröffentlichen klicken. Die Versionsnummer steigt dann um eins, zum Beispiel auf „v2“. Eingebettete Formulare zeigen danach automatisch die neue Version.
Offline nehmen
- Öffnen Sie im Menü Formulare.
- Klicken Sie beim Formular auf Unveröffentlichen und bestätigen Sie die Rückfrage.
Das Formular ist danach nicht mehr unter seiner Adresse erreichbar, auch nicht auf Ihrer Webseite. Es bleibt als Entwurf erhalten und lässt sich jederzeit wieder veröffentlichen.
Löschen
- Nehmen Sie das Formular zuerst offline. Löschen gibt es nur bei Formularen, die nicht veröffentlicht sind.
- Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Rückfrage.
Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Einsendungen, die bereits über das Formular eingegangen sind, bleiben erhalten.
Wenn es nicht klappt
Kann das Formular nicht veröffentlicht werden, erscheint „Nicht veröffentlicht — …“ mit den Gründen:
| Grund in der Meldung | Was Sie tun |
|---|---|
| „Personenbezogenes Formular benötigt ein Consent-Feld oder eine dokumentierte Rechtsgrundlage.“ | Fügen Sie ein Feld Einverständnis hinzu. |
| „Art. 9-Daten erfordern ein ausdrückliches Consent-Feld (eine allgemeine Datenschutz-Checkbox genügt nicht).“ | Fügen Sie ein Feld Einverständnis hinzu, das die Einwilligung ausdrücklich abfragt. |
| „subjectEmailKey muss auf ein E-Mail-Feld zeigen (Auskunft/Löschung, Art. 15/17).“ | Fügen Sie ein Feld E-Mail hinzu und wählen Sie es unter Kontakt-E-Mail der anfragenden Person aus. |
„Der Slug „…“ ist bereits vergeben.“ Diese Adresse nutzt schon ein anderes Formular. Ändern Sie den Slug (URL) in den Formular-Einstellungen.
„Veröffentlichen fehlgeschlagen.“ Versuchen Sie es erneut. Bleibt die Meldung, laden Sie den Editor neu.
„Löschen fehlgeschlagen.“ Das Formular ist vermutlich noch veröffentlicht. Klicken Sie zuerst auf Unveröffentlichen.
Stand: 16.09.2026