Vorlagen mit Platzhaltern und Bedingungen

Wofür

Aus einer Vorlage erzeugt das Portal fertig ausgefüllte PDF-Dokumente, zum Beispiel eine Vollmacht mit dem Namen der verstorbenen Person. Die Angaben kommen aus den Antworten im Formular. Familien laden die Dokumente über das Feld Datei-Download herunter (siehe „Dokumente zum Download anbieten“).

Für wen

Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.

Schritt für Schritt

Eine Vorlage anlegen

1. Öffnen Sie im Menü Dokumente und klicken Sie im Abschnitt Vorlagen auf + Neue Vorlage.
2. Tragen Sie einen Titel ein, zum Beispiel „Vollmacht“. Die Kennung (Slug) wird daraus abgeleitet, wenn Sie das Feld leer lassen.
3. Wählen Sie das Format:
   • Text (Blocksprache · # / ## / [unterschrift:]): einfache Dokumente mit Titel, Abschnitten und Unterschriftszeilen.
   • Markdown (Überschriften, **fett**, Listen, Tabellen): für Dokumente mit Hervorhebungen, Listen oder Tabellen.
4. Schreiben Sie den Text unter Vorlage und fügen Sie Platzhalter ein (siehe unten).
5. Optional: Legen Sie eine Bedingung fest (siehe unten).
6. Lassen Sie aktiv angehakt und klicken Sie auf Speichern.

Text-Format

Markdown-Format

Unterstützt werden Überschriften (#, ##, ###), **fett**, *kursiv*, Aufzählungen, nummerierte Listen, Trennlinien (---) und Tabellen.

Platzhalter einfügen

Ein Platzhalter steht in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel {{v_nachname}}. Beim Erzeugen wird er durch die Antwort ersetzt.

Sie müssen die Namen nicht kennen: Neben dem Textfeld steht eine Liste aller Platzhalter. Diese Liste enthält alle Felder aus Ihren Formularen. Suchen Sie unter Platzhalter suchen… und klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn einzufügen. Die Liste ist gruppiert:

Telefon und E-Mail stammen aus Darstellung, sonst aus Lokale Angaben. Die Adresse aus Lokale Angaben bleibt leer, wenn sie dort fehlt (siehe „Lokale Angaben: wofür sie verwendet werden“).

Pflicht oder optional: das Fragezeichen

Jeder Platzhalter ist entweder Pflicht oder optional. Den Unterschied macht ein Fragezeichen direkt vor den schließenden Klammern:

Warum das wichtig ist: Bieten Sie das Dokument im Formular über ein Feld Datei-Download an, steht es erst bereit, wenn alle Pflicht-Platzhalter beantwortet sind. Bis dahin zeigt die Dokumentkarte „Noch nicht bereit — bitte alle benötigten Felder ausfüllen.“ Optionale Platzhalter halten den Download nie auf (siehe „Dokumente zum Download anbieten“).

Wofür Sie das Fragezeichen verwenden: für Angaben, die nicht jede Familie hat oder machen muss, zum Beispiel

• einen zweiten Vornamen, einen Titel oder einen Geburtsnamen,
• eine zweite Telefonnummer,
• freiwillige Felder wie „Besondere Wünsche“.

Ohne Fragezeichen würde ein solches Feld den Download blockieren, bis die Familie etwas einträgt — auch wenn es für sie gar nichts einzutragen gibt.

Worauf Sie achten sollten:

• Das Fragezeichen entfernt nur die Angabe, nicht den Text drumherum. Aus „Geburtsname: {{v_geburtsname?}}“ wird bei fehlender Angabe „Geburtsname:“ ohne Wert. Stellen Sie optionale Platzhalter deshalb so, dass die Zeile auch leer verständlich ist, oder legen Sie für den Fall eine eigene Vorlage mit Bedingung an (siehe unten).
• Verwenden Sie denselben Platzhalter einmal mit und einmal ohne Fragezeichen, gilt er als Pflicht.
• Die Platzhalter der Gruppe System und Abgeleitet — etwa Bestatter: Telefon oder Datum (Einsendung) — halten den Download nie auf. Sie stammen aus Ihren eigenen Angaben, nicht aus dem Formular.
• Machen Sie Felder, die in einem Pflicht-Platzhalter stehen, im Formular auch zu Pflichtfeldern. Der Formular-Editor hilft dabei: Solche Felder tragen ein kleines 📄 (Hinweis beim Darüberfahren: „Für ein Dokument benötigt“). Grün heißt, das Feld ist ein Pflichtfeld. Orange heißt, es ist keines — die Familie kann es leer lassen, und das Dokument steht dann nie zum Download bereit. Machen Sie das Feld zum Pflichtfeld oder den Platzhalter optional. Felder, die nur als optionaler Platzhalter vorkommen, tragen kein 📄.

Bedingung festlegen

Unter Bedingung (optional — z. B. nur bei Feuerbestattung) legen Sie fest, wann das Dokument erzeugt wird:

1. Tragen Sie das Feld ein, von dem es abhängt. Vorschläge erscheinen beim Tippen.
2. Wählen Sie den Vergleich: ist gleich, ist ungleich, ist ausgefüllt oder ist eine von (Komma).
3. Tragen Sie den Wert ein. Bei ist eine von (Komma) mehrere Werte mit Komma trennen.

Trifft die Bedingung nicht zu, wird das Dokument nicht angeboten. Ohne Bedingung gilt die Vorlage immer.

Vorschau

Klicken Sie unter der Vorlage auf Vorschau aktualisieren. Die Vorschau zeigt das Dokument mit Ihrem Briefkopf; Formularfelder sind mit Beispielwerten gefüllt. Mit Vorschau in neuem Tab öffnen ↗ sehen Sie sie größer.

Was danach passiert

• Aktive Vorlagen stehen im Formular-Editor beim Feld Datei-Download als Generiertes Dokument: … zur Auswahl.
• In der Liste Vorlagen sind deaktivierte Vorlagen mit „inaktiv“ markiert.
• Eine Vorlage löschen können Sie nicht. Nehmen Sie den Haken bei aktiv heraus, damit sie nicht mehr verwendet wird.

Wenn es nicht klappt

„Unbekannte Platzhalter: … — werden leer gedruckt.“ Ein Platzhalter passt zu keinem Feld, oft wegen eines Tippfehlers. Fügen Sie ihn über die Liste ein, statt ihn zu tippen. Die Vorlage lässt sich trotzdem speichern.

„Bitte einen gültigen Slug (a–z, 0–9, Bindestrich) oder einen Titel angeben — die Vorlage wurde nicht gespeichert.“ Tragen Sie einen Titel ein oder verwenden Sie im Slug nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche.

„Vorschau fehlgeschlagen.“ Speichern Sie die Vorlage und klicken Sie erneut auf Vorschau aktualisieren. Probieren Sie eventuell auch einen anderen Browser.

Im Dokument stehen Linien statt Angaben. Die Antworten fehlten. Machen Sie die Felder im Formular zu Pflichtfeldern oder verwenden Sie {{feld?}}, wenn die Angabe optional ist.

Stand: 16.09.2026