Wofür
Über das Portal gehen Angaben von Familien ein, die besonders schutzwürdig sind: Angaben zu Verstorbenen, zu Angehörigen und manchmal zur Konfession. Dieser Artikel zeigt, welche Daten das Portal verarbeitet, an welche Dienste sie gehen, wie lange sie gespeichert werden und was Sie selbst beachten müssen.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung und nicht die Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung von YANA finden Sie unter Datenschutz im Fuß jeder Seite.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
Wer ist verantwortlich?
[PLATZHALTER: Rollen nach DSGVO. Zum Beispiel: „Für die Angaben, die Familien über Ihre Formulare und Beratermappen machen, sind Sie als Bestatter verantwortlich. YANA verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).“ — Rolle bei Buchungen über das zentrale YANA-Buchungsformular gesondert beschreiben.]
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung finden Sie hier: [PLATZHALTER: Ort des AVV zwischen YANA und dem Bestatter, z. B. Download-Link oder „erhalten Sie von YANA auf Anfrage“].
Welche Daten das Portal verarbeitet
Von Familien:
- alle Angaben aus Ihren Formularen, zum Beispiel zur verstorbenen Person, zu Angehörigen und zur Auftraggeberin oder zum Auftraggeber,
- hochgeladene Dateien wie Sterbeurkunden oder Ausweiskopien,
- Beratermappen als PDF, Scan oder Foto — mit allem, was darauf von Hand eingetragen ist,
- die E-Mail-Adresse der anfragenden Person, damit sie Auskunft oder Löschung verlangen kann.
Manche Angaben gehören zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO, zum Beispiel die Konfession.
Von Ihnen als Partner:
- Ihre Kontaktdaten und Ihre Login-Adresse,
- Ihr Passwort — nur als Hash gespeichert, also nicht im Klartext lesbar,
- Ihre DBA-Zugangsdaten, falls Sie den DBA verbinden — verschlüsselt gespeichert.
Wohin die Daten gehen
| Dienst | Wofür | Welche Daten | Standort |
|---|---|---|---|
| Server von YANA | Betrieb des Portals und der Datenbank | alle oben genannten Daten | [PLATZHALTER: Standort und ggf. Anbieter des Servers / Rechenzentrums] |
| Strato | Versand aller E-Mails und das Postfach für Beratermappen per E-Mail (einsendungen@yana-beratermappe.de) | E-Mail-Adressen, Benachrichtigungen, Bestätigungen an Familien, per E-Mail eingesandte Beratermappen | Deutschland [PLATZHALTER: bestätigen] |
| Mistral AI | Automatische Erkennung von Scans und Fotos der Beratermappe | die Seitenbilder mit allen darauf eingetragenen Angaben | EU (EU-Endpunkt von Mistral) |
Mistral AI liest nur Beratermappen, die als Scan oder Foto eingehen. Am Computer ausgefüllte PDFs werden direkt im Portal gelesen und nicht an Mistral gesendet. [PLATZHALTER: Stand des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Mistral; wie lange Mistral die Bilder speichert; Zusage, dass die Daten nicht zum Training verwendet werden — laut Vertrag von Mistral]
Eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie hier: [PLATZHALTER: Ort der Liste der Unterauftragsverarbeiter].
Übertragung in den DBA
Angaben gehen nur dann in Ihren Consul-DBA, wenn Sie sie übertragen — per Klick auf An DBA übertragen oder automatisch über die Direkt-Übernahme, wenn Sie diese eingeschaltet haben (siehe „Aufträge und Einsendungen an den DBA übertragen“ und „Direkt-Übernahme“). Die Daten landen in Ihrem eigenen DBA-Konto. [PLATZHALTER: rechtliche Einordnung der Übertragung an Institut IDA / Consul-DBA]
Was nicht passiert
- Das Portal verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste.
- Schriften und alle anderen Bestandteile der Seiten werden vom eigenen Server geladen. Die Browser der Familien stellen keine Verbindung zu Google oder anderen Anbietern her.
- Benachrichtigungen an Sie enthalten keine Angaben aus den Formularen, nur den Titel des Formulars, gegebenenfalls die Auftragsnummer und einen Link ins Portal.
- Online-Zahlungen sind derzeit nicht aktiv. Es gehen keine Zahlungsdaten an einen Zahlungsdienstleister.
Wie lange Daten gespeichert werden
Das Portal löscht Daten automatisch:
| Daten | Gelöscht nach |
|---|---|
| Beratermappe, im Portal als ausfüllbare PDF hochgeladen und nicht übernommen | 6 Stunden |
| Beratermappe, im Portal als Scan oder Foto hochgeladen und nicht übernommen | 24 Stunden |
| Beratermappe, per E-Mail eingegangen und nicht übernommen | 14 Tagen |
| Einsendung ohne Auftrag, samt hochgeladener Dateien | 90 Tagen |
| Auftrag ohne Rechnung, samt zugehöriger Einsendung und Dateien | 180 Tagen |
| Auftrag mit Rechnung | 10 Jahren (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) |
Die Fristen beginnen mit dem Eingang. Brauchen Sie Angaben länger, übertragen Sie sie rechtzeitig in Ihr eigenes System, etwa in den DBA.
Sicherungskopien: Vor jeder Aktualisierung des Portals wird eine Sicherungskopie der Datenbank angelegt. Gelöschte Daten können darin noch enthalten sein, bis die Sicherung überschrieben wird. [PLATZHALTER: wie lange Sicherungskopien aufbewahrt werden und ob sie außerhalb des Servers gespeichert werden]
Das Einverständnis in Ihren Formularen
Fragt ein Formular persönliche Angaben ab, verlangt das Portal vor dem Veröffentlichen
- ein Feld Einverständnis, das die ausfüllende Person ankreuzen muss, und
- ein Feld E-Mail, das unter Kontakt-E-Mail der anfragenden Person ausgewählt ist (siehe „Veröffentlichen, offline nehmen, löschen“).
Den Text des Einverständnisses schreiben Sie selbst. Er sollte mindestens sagen, wer die Daten verarbeitet, wofür, an wen sie gehen und wie die Einwilligung widerrufen werden kann.
Mustertext:
[PLATZHALTER: rechtlich geprüfter Mustertext für das Einverständnis-Feld]
Für besonders geschützte Angaben wie die Konfession braucht es eine ausdrückliche Einwilligung:
[PLATZHALTER: Mustertext für die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 DSGVO]
Verweis auf die Datenschutzerklärung: [PLATZHALTER: ob das Einverständnis auf die Datenschutzerklärung des Bestatters oder auf die von YANA verweisen soll — die Vorlage „+ Beratermappe“ verweist derzeit auf die von YANA]
Wenn Familien Auskunft oder Löschung verlangen
- Bei Buchungen über das zentrale YANA-Buchungsformular kennt die Familie nur YANA. Bestätigung, Dankesseite und Auftragsübersicht nennen ausschließlich YANA als Ansprechpartner. Anfragen gehen deshalb an YANA.
- Wendet sich eine Familie an Sie, leiten Sie die Anfrage an YANA weiter: [PLATZHALTER: Kontaktadresse und Ablauf für Datenschutzanfragen, z. B. datenschutz@… , und welche Angaben YANA dafür braucht (Formular, Auftragsnummer, E-Mail-Adresse der Familie)]
- Vorzeitig löschen können Sie Einsendungen und Aufträge im Portal nicht selbst. Wenden Sie sich dafür an YANA.
[PLATZHALTER: Fristen, in denen YANA Anfragen bearbeitet, und wer die Familie über das Ergebnis informiert]
Häufige Fragen
Kann ich Einsendungen selbst löschen? Nein. Die Löschung übernimmt YANA auf Anfrage. Ohne Anfrage löscht das Portal automatisch nach den Fristen oben.
Sieht die Familie, welcher Bestatter ihren Auftrag bearbeitet? Bei Buchungen über das zentrale YANA-Buchungsformular nicht. Bei Ihren eigenen Formularen sieht sie nach dem Absenden Ihre Ansprechpersonen und Ihren zentralen Kontakt (siehe „Ansprechpersonen und zentraler Kontakt“).
Werden die Scans für künstliche Intelligenz verwendet? Scans und Fotos werden von Mistral AI automatisch gelesen, damit Sie die Angaben nicht abtippen müssen. [PLATZHALTER: Aussage zu Speicherung und Training laut Vertrag mit Mistral]
Wer hat im Portal Zugriff auf meine Einsendungen? Sie selbst, mit Ihrer Anmeldung. [PLATZHALTER: welche Personen bei YANA Zugriff haben und wofür, z. B. Support und Zuordnung von Beratermappen]
Stand: 18.09.2026