Wofür
Sie laden eine ausgefüllte Beratermappe direkt im Portal hoch, als PDF oder als Fotos. Die Angaben werden automatisch eingelesen, und Sie prüfen sie, bevor sie übernommen werden.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Menüpunkt Beratermappe.
- Klicken Sie auf PDF oder Fotos zum Hochladen auswählen, oder ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop in das Feld. Wählen Sie entweder eine PDF-Datei (die ausgefüllte Beratermappe oder einen Scan) oder Fotos der Papierseiten.
Eine PDF-Datei
Die Datei wird sofort hochgeladen. Währenddessen steht im Feld Wird eingelesen….
Fotos: Seiten sammeln und sortieren
Fotos werden nicht sofort hochgeladen. Sie sammeln erst alle Seiten:
- Die ausgewählten Fotos erscheinen unter Seiten Ihrer Beratermappe — mit kleinem Vorschaubild, Seitenzahl und Dateiname. Die Reihenfolge in dieser Liste ist die Seitenreihenfolge für das generierte Dokument.
- Fehlen Seiten, klicken Sie auf Weitere Fotos hinzufügen. Die neuen Fotos fügt das Portal unten in die Liste ein. Sie können die Fotos also in mehreren Schritten auswählen, etwa Seite für Seite.
- Sortieren Sie die Seiten mit ▲ und ▼, bis die Reihenfolge stimmt. Ein falsches oder doppeltes Foto entfernen Sie mit ✕. Alle Seiten können auf einmal mit Alle Seiten verwerfen entfernt werden.
- Klicken Sie auf Einlesen starten, um die Bilder in der ausgewählten Reihenfolge hochzuladen.
Die Fotos werden dabei automatisch verkleinert und in der angezeigten Reihenfolge zu einem Dokument zusammengefügt. Höchstens 30 Fotos je Beratermappe.
Wichtig: Die Liste besteht nur, solange die Seite geöffnet ist. Verlassen oder aktualisieren Sie die Seite, bevor Sie auf Einlesen starten klicken, müssen Sie die Fotos erneut auswählen. Hochgeladen wird erst mit Einlesen starten.
Tipps für gute Fotos
- Fotografieren Sie jede Seite ganz, gerade und gut beleuchtet.
- Der Formularcode am unteren Rand jeder Seite muss lesbar sein. Daran erkennt das Portal, zu welchem Formular die Beratermappe gehört.
- Kästchen mit einem deutlichen X innerhalb des Kästchens ankreuzen (siehe „Richtig ankreuzen und fotografieren“).
- Auf die Reihenfolge beim Fotografieren müssen Sie, wenn Sie diese selbst im Portal hochladen, nicht achten, da Sie diese vor dem Einlesen sortieren können.
Was danach passiert
Das hängt davon ab, was Sie hochgeladen haben:
- Am Computer ausgefüllte PDF: Die Angaben werden direkt aus den Formularfeldern gelesen. Die Seite Beratermappe prüfen öffnet sich sofort.
- Scan oder Fotos: Die Angaben werden automatisch erkannt. Es erscheint Wird verarbeitet … mit dem Hinweis „Das dauert meist weniger als eine Minute. Sie können diese Seite offen lassen — der Vorgang läuft auch weiter, wenn Sie sie schließen.“ Sobald die Erkennung fertig ist, öffnet sich die Prüfseite.
- Eingereiht: Ist das Tageslimit der automatischen Erkennung erreicht, steht dort Eingereiht. Die Erkennung startet automatisch, sobald wieder Kapazität frei ist. Laden Sie die Seite später neu.
Jede hochgeladene Beratermappe steht auf der Seite Beratermappe unter Eingegangene Beratermappen, mit dem Status Wird verarbeitet, Bereit zur Prüfung oder Fehler. Von dort öffnen Sie sie jederzeit wieder.
Wie Sie die Angaben prüfen, steht im Artikel „Eingelesene Angaben prüfen und übernehmen“.
Nicht übernommene Beratermappen löscht das Portal aus Datenschutzgründen automatisch: eine hochgeladene ausfüllbare PDF nach 6 Stunden, Scans und Fotos nach 24 Stunden.
Wenn es nicht klappt
Meldungen beim Hochladen
| Meldung | Was Sie tun können |
|---|---|
| „Bitte laden Sie nur eine PDF-Datei auf einmal hoch.“ | Laden Sie die PDFs eine nach der anderen hoch. |
| „Bitte laden Sie entweder eine PDF-Datei oder Fotos hoch, nicht beides zusammen.“ | PDF und Fotos getrennt hochladen. |
| „Bitte laden Sie höchstens 30 Fotos auf einmal hoch — sie werden zu einem Dokument zusammengefügt.“ | Laden Sie die Beratermappe in gescannter Form hoch. |
| „Nur PDF-Dateien oder Fotos werden unterstützt.“ | Andere Dateitypen wie Word-Dokumente oder HEIC-Fotos werden nicht angenommen. |
| „Die Fotos konnten in diesem Browser nicht verkleinert werden. Bitte senden Sie die Beratermappe als PDF (Scanner-App).“ | Scannen Sie die Seiten mit einer Scanner-App als PDF, oder versuchen Sie einen anderen Browser. |
| „Die verkleinerten Fotos sind zusammen noch zu groß für den Upload. …“ | Laden Sie die Beratermappe in gescannter Form hoch. |
| „Die zusammengefügten Fotos ergeben eine zu große Datei. …“ | Laden Sie die Beratermappe in gescannter Form hoch. |
| „Die Fotos konnten nicht gelesen werden. …“ | Versuchen Sie es erneut oder senden Sie die Beratermappe als PDF. |
| „Diese PDF enthält Formularfelder, aber keine erkennbare Beratermappen-Kennung. …“ | Die Datei ist keine Beratermappe. Prüfen Sie, ob Sie die richtige Datei gewählt haben. |
| „Beim Hochladen ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es erneut.“ | Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. |
Meldungen nach der Erkennung
„Formular nicht erkennbar. Bitte wählen Sie das passende Formular aus.“ Die Codezeile war nicht lesbar. Wählen Sie unter Formular auswählen das Formular aus, zu dem die Beratermappe gehört, und klicken Sie auf Formular übernehmen und erneut versuchen.
„Diese Datei enthält Seiten von mehreren Formularen. Bitte senden Sie die Seiten je Vorgang getrennt.“ Im Dokument stecken Seiten verschiedener Beratermappen. Klicken Sie auf Verwerfen und laden Sie die Seiten jeder Beratermappe einzeln hoch.
„Die Datei konnte nicht gelesen werden. Bitte erneut einscannen oder fotografieren.“ Fotografieren oder scannen Sie die Seiten neu, schärfer und besser beleuchtet.
„Die automatische Erkennung ist mehrfach fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen oder die Angaben manuell erfassen.“ Klicken Sie auf Erneut versuchen. Klappt es weiterhin nicht, erfassen Sie die Angaben von Hand.
Verwerfen löscht die hochgeladene Beratermappe endgültig.
Stand: 16.09.2026