Wofür
Sie haben eine Beratermappe per E-Mail geschickt, aber sie erscheint nicht wie erwartet im Portal. Gehen Sie diese Punkte der Reihe nach durch.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
1. Ist die E-Mail schon abgerufen?
Das Postfach wird regelmäßig automatisch abgerufen, nicht sofort. Öffnen Sie Beratermappe und klicken Sie auf Postfach jetzt abrufen. Erscheint die Beratermappe danach unter Eingegangene Beratermappen, war alles in Ordnung.
2. Haben Sie eine Hinweis-E-Mail erhalten?
Konnte eine Datei nicht eingelesen werden, erhalten Sie die E-Mail „Ihre Beratermappe konnte nicht eingelesen werden“. Darin steht der Grund, etwa eine zu große oder beschädigte Datei. Was Sie dann tun, steht in der Tabelle im Artikel „Beratermappe per E-Mail einreichen“.
Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.
3. Von welcher Adresse haben Sie gesendet?
Beratermappen werden nur von Ihrer Login-Adresse und von bestätigten Absender-Adressen automatisch zugeordnet. Von anderen Adressen kommt keine Rückmeldung; die E-Mail wird bei YANA von Hand zugeordnet.
- Prüfen Sie unter Beratermappe › Autorisierte Absender-Adressen, ob die Adresse dort als Bestätigt steht. Ausstehend bedeutet: Der Bestätigungslink wurde noch nicht geklickt.
- Achten Sie auf Weiterleitungen. Leitet ein Büro-Postfach die E-Mail weiter, zählt oft die Adresse des Büro-Postfachs als Absender.
4. Hatte die E-Mail einen verwertbaren Anhang?
Ohne passenden Anhang kommt ebenfalls keine Rückmeldung. Typische Ursachen:
- HEIC-Fotos vom iPhone. Stellen Sie die Kamera auf Maximale Kompatibilität oder laden Sie die Fotos im Portal hoch.
- Download-Link statt Anhang. Manche Mailprogramme ersetzen große Anhänge durch einen Link, etwa iCloud Mail Drop. Senden Sie kleinere Fotos oder laden Sie sie im Portal hoch.
- Word-Dokumente oder andere Dateitypen. Nur PDF, JPEG, PNG und WebP werden verarbeitet.
5. Kam sie an, aber anders als erwartet?
| Was Sie sehen | Ursache |
|---|---|
| Mehrere unvollständige Beratermappen | Die Seiten waren auf mehrere E-Mails verteilt. Alle Seiten in eine E-Mail. |
| Seiten in falscher Reihenfolge | Die Fotos waren nicht in Seitenreihenfolge angehängt. |
| Eine Seite zu viel | Ein Bild in der E-Mail-Signatur wurde als Seite mitgezählt. |
| Nicht alle PDFs eingelesen | Mehr als 10 PDF-Anhänge. Teilen Sie diese auf mehrere E-Mails auf. |
| Status Fehler | Beim Einlesen ist etwas schiefgegangen. Öffnen Sie die Beratermappe; die Meldungen erklärt der Artikel „Beratermappe im Portal einlesen“. |
| Lange Wird verarbeitet | Das Tageslimit der automatischen Erkennung ist erreicht. Die Erkennung startet später automatisch. |
| Beratermappe automatisch übernommen statt Prüfung | Die Direkt-Übernahme ist eingeschaltet (siehe „Direkt-Übernahme“). |
6. Ist sie verschwunden?
Per E-Mail eingegangene Beratermappen, die nicht übernommen werden, löscht das Portal nach 14 Tagen. Wurde sie übernommen, finden Sie sie unter Einsendungen.
Hilft nichts davon?
Laden Sie die Beratermappe im Portal hoch (siehe „Beratermappe im Portal einlesen“). Bleibt das Problem bei E-Mails bestehen, wenden Sie sich an YANA und nennen Sie Absender-Adresse, Datum und Uhrzeit der E-Mail.
Stand: 16.09.2026