Was die Beratermappe ist

Wofür

Nicht jede Familie füllt ein Formular online aus. Die Beratermappe ist die Papier- und PDF-Fassung Ihres Online-Formulars: für das Beratungsgespräch am Tisch, zum Mitgeben oder zum Ausfüllen am Computer. Die Angaben kommen danach über das Portal zurück, als wären sie online eingegangen.

Für wen

Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.

So funktioniert es

1. Beratermappe herunterladen. Unter Formulare klicken Sie beim Formular auf Als PDF ↓. Sie erhalten die Datei „beratermappe.pdf“ mit allen Seiten und Feldern des Formulars, Ihrem Logo und Ihrem Briefkopf.
2. Ausfüllen, auf eine von zwei Arten:
   • Am Computer: Die PDF ist ausfüllbar. Öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und tippen Sie die Angaben ein.
   • Auf Papier: Drucken Sie die PDF aus und füllen Sie sie von Hand aus (siehe „Richtig ankreuzen und fotografieren“).
3. Zurück ins Portal, auf eine von zwei Arten:
   • im Portal hochladen (siehe „Beratermappe im Portal einlesen“) oder
   • per E-Mail senden (siehe „Beratermappe per E-Mail einreichen“).
4. Prüfen und übernehmen. Sie kontrollieren die eingelesenen Angaben und übernehmen sie. Daraus wird eine Einsendung, wie bei einem online ausgefüllten Formular (siehe „Eingelesene Angaben prüfen und übernehmen“).

Was auf der Beratermappe steht

• Kopf: Auf jeder Seite finden Sie Ihr Logo und den Titel des Formulars. Auf der ersten Seite wird Ihr Briefkopf abgebildet (siehe „Briefkopf einrichten“).
• Ankreuz-Hinweis: „So ankreuzen: ein deutliches X innerhalb des Kästchens.“ mit einem Beispiel-Kästchen. Er steht nur auf Beratermappen mit Kästchen.
• Seiten und Felder in derselben Reihenfolge wie online.
• Bedingte Seiten tragen den Hinweis „(nur ausfüllen wenn …)“. Auf Papier sind alle Seiten gedruckt. Der Hinweis sagt, wann eine Seite gilt.
• Wiederholbare Gruppen haben 3 Zeilen.
• Datei-Upload-Felder zeigen „→ bitte separat mitbringen“. Dokumente fügen Sie beim Prüfen im Portal hinzu.
• Fußzeile: Ihre Fußzeile (siehe „Briefkopf einrichten“), die Seitenzahl „Seite X / Y“ und eine kleine Codezeile wie „yana:vorsorge-anfrage@3“.

Die Codezeile

An der Codezeile erkennt das Portal, zu welchem Formular eine Beratermappe gehört. Sie besteht aus der Adresse des Formulars (Slug (URL)) und der Versionsnummer. Achten Sie beim Fotografieren und Scannen darauf, dass sie lesbar ist.

Gut zu wissen

• Das Formular muss veröffentlicht sein. Eingelesen wird immer gegen die aktuell veröffentlichte Fassung. Ist das Formular offline, erscheint beim Prüfen „Das Formular „…“ ist derzeit nicht veröffentlicht — die Angaben können nicht übernommen werden.“
• Nach Änderungen am Formular neu herunterladen. Alte Ausdrucke funktionieren weiter. Beim Prüfen erscheint dann „Hinweis: Diese PDF wurde mit einer älteren Version dieses Formulars erstellt …“. Angaben zu Feldern, die es nicht mehr gibt, stehen unter Nicht übernommene Angaben mit dem Hinweis „Feld nicht mehr im Formular — die Angabe bleibt in der hochgeladenen PDF erhalten“.
• Den Slug nicht mehr ändern, wenn Beratermappen im Umlauf sind. Ausdrucke mit dem alten Slug erkennt das Portal nicht mehr automatisch. Sie wählen das Formular dann beim Einlesen von Hand aus.
• Am Computer ausgefüllt ist am zuverlässigsten. Solche PDFs werden direkt aus den Formularfeldern gelesen. Handschrift wird automatisch erkannt und muss sorgfältig geprüft werden.

Stand: 16.09.2026