Richtig ankreuzen und fotografieren

Wofür

Von Hand ausgefüllte Beratermappen werden automatisch gelesen. Wie gut das klappt, entscheidet sich beim Ausfüllen und beim Fotografieren. Geben Sie diese Hinweise auch an alle weiter, die Beratermappen ausfüllen.

Für wen

Alle Partner und alle, die Beratermappen von Hand ausfüllen.

Beim Ausfüllen

Ankreuzen

• Ein deutliches X innerhalb des Kästchens. Ein Beispiel dafür ist auf der Beratermappe mit abgedruckt.
• Nicht einkreisen, unterstreichen, durchstreichen oder einen Haken neben das Kästchen setzen. Solche Markierungen werden als „nichts angekreuzt“ gelesen.
• Nichts ankreuzen, wenn nichts zutrifft. Leere Fragen werden leer übernommen.
• Falsch angekreuzt? Vermerken Sie die Korrektur deutlich und prüfen Sie das Feld beim Übernehmen besonders. Am sichersten korrigieren Sie es dort von Hand.

Schreiben

• Druckbuchstaben, eine Angabe pro Feld, innerhalb der Linien.
• Daten als TT.MM.JJJJ, zum Beispiel 03.04.1941.
• Seiten mit dem Hinweis „(nur ausfüllen wenn …)“ nur ausfüllen, wenn die Bedingung zutrifft. Angaben auf nicht zutreffenden Seiten werden nicht übernommen.

Beim Fotografieren

1. Jede Seite einzeln, ganz im Bild, mit allen vier Ecken.
2. Gerade von oben, nicht schräg.
3. Hell und ohne Schatten. Tageslicht oder eine helle Lampe, kein Blitz auf glänzendem Papier.
4. Scharf. Tippen Sie vor dem Auslösen auf die Seite, damit die Kamera scharf stellt.
5. Die Codezeile unten auf der Seite muss lesbar sein, zum Beispiel „yana:vorsorge-anfrage@3“.
6. Alle Seiten, auch leere Seiten. Beim Hochladen im Portal sortieren Sie die Seiten anschließend selbst; per E-Mail zählt die Reihenfolge der Anhänge.

Besser als Fotos ist ein Scan mit einer Scanner-App als PDF. Scanner-Apps richten Seiten gerade und gleichen das Licht aus.

Beim Senden

• Eine Beratermappe pro E-Mail oder pro Upload, höchstens 30 Fotos.
• Im Portal sammeln Sie die Seiten erst in einer Liste und sortieren sie dort (siehe „Beratermappe im Portal einlesen“).
• Große Bildgröße wählen, kein HEIC-Format.
• Die Einzelheiten stehen in „Beratermappe per E-Mail einreichen“ und „Beratermappe im Portal einlesen“.

Was danach passiert

• Texte und Kästchen werden automatisch erkannt. Die Kästchen werden dabei in einem eigenen Schritt noch einmal genauer gelesen. Solange das läuft, steht beim Prüfen „Ankreuzfelder werden noch gelesen — die Auswahlfelder können sich gleich noch ändern.“
• Ankreuzfelder, bei denen die Erkennung unsicher war, sind beim Prüfen markiert. Ein eindeutiges Kreuz wird ohne Markierung übernommen — prüfen Sie es trotzdem.

Wenn es nicht klappt

Kästchen kommen leer an, obwohl sie angekreuzt waren. Meist war das Kreuz neben dem Kästchen, zu schwach oder als Haken gesetzt. Korrigieren Sie die Angabe beim Prüfen. Künftig ein deutliches X innerhalb des Kästchens setzen.

„Formular nicht erkennbar. Bitte wählen Sie das passende Formular aus.“ Die Codezeile war nicht lesbar. Wählen Sie das Formular von Hand aus. Künftig die Seite ganz fotografieren.

„Die Datei konnte nicht gelesen werden. Bitte erneut einscannen oder fotografieren.“ Das Foto war zu unscharf oder zu dunkel. Fotografieren Sie die Seiten neu.

Stand: 16.09.2026