Wofür
Beratermappen können das Partner-Portal auch per E-Mail erreichen. Diese können als ausgefüllte PDF, als Scan oder als Fotos der Papierseiten eingesendet werden. Die Angaben werden automatisch eingelesen. Anschließend können Sie sie im Portal prüfen.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
Vorher einmalig: Absender-Adressen freischalten
Beratermappen werden nur von Adressen angenommen, die Ihnen zugeordnet sind. Bestätigte Adressen sind Ihre Login-Adresse und weitere Adressen, die Sie freigeschaltet haben. Wenn Sie nicht vorhaben, von anderen Adressen als Ihrer Login-Adresse Beratermappen einzureichen, können Sie diesen Abschnitt überspringen.
- Öffnen Sie unter dem Menüpunkt Beratermappe den Abschnitt Autorisierte Absender-Adressen.
- Tragen Sie die Adresse unter Neue Absender-Adresse ein und klicken Sie auf Adresse hinzufügen.
- An diese Adresse geht eine E-Mail mit dem Betreff „Beratermappen-Adresse bestätigen“. Klicken Sie darin innerhalb von 48 Stunden auf Adresse bestätigen.
- In der Liste steht die Adresse danach als Bestätigt statt Ausstehend.
So können zum Beispiel ein gemeinsames Büro-Postfach oder die E-Mail-Adresse einer Beraterin Beratermappen einsenden.
Schritt für Schritt
- Schreiben Sie eine neue E-Mail an einsendungen@yana-beratermappe.de. Senden Sie diese von Ihrer Login-Adresse oder einer bestätigten Absender-Adresse.
- Hängen Sie die Beratermappe an diese E-Mail an. Folgende Formate werden unterstützt:
- die ausgefüllte Beratermappe als PDF,
- ein Scan als PDF,
- Fotos aller Seiten als JPEG, PNG oder WebP.
- Senden Sie die E-Mail ab.
So kommen Fotos richtig an
- Eine Beratermappe pro E-Mail. Das Portal fügt alle Fotos einer E-Mail zu einer einzigen Beratermappe
zusammen. Schicken Sie deshalb die Fotos von jeder Beratermappe in einer eigenen E-Mail:
- Stammen die Fotos von zwei verschiedenen Formularen, kann das Portal sie nicht einlesen. Die Beratermappe erscheint dann mit dem Status Fehler.
- Stammen sie von zwei Familien mit demselben Formular, entsteht eine Beratermappe, in der die Angaben beider Familien durcheinandergeraten.
- Alle Seiten in eine E-Mail. Verteilen Sie die Seiten auf zwei E-Mails, entstehen zwei unvollständige Dokumente.
- Fotos in Seitenreihenfolge anhängen. Die Reihenfolge der Anhänge wird zur Reihenfolge der Seiten.
- Höchstens 30 Fotos pro E-Mail.
- Große Bildgröße wählen. Fragt Ihr Mailprogramm nach der Bildgröße (etwa auf dem iPhone), wählen Sie eine große Variante, nicht „Klein“ oder „Mittel“. Zu kleine Fotos lassen sich schlecht lesen.
- Kein HEIC. Fotos im HEIC-Format werden nicht verarbeitet. Verschickt Ihr Gerät HEIC-Dateien, stellen Sie in den Kamera-Einstellungen unter Formate die Option Maximale Kompatibilität ein, oder laden Sie die Fotos im Portal hoch.
- Keine Bilder in der Signatur. Jedes Bild in der E-Mail zählt als Seite, auch ein Logo in der E-Mail-Signatur.
So kommen PDFs richtig an
- Jeder PDF-Anhang wird als eigene Beratermappe behandelt.
- Höchstens 10 PDF-Anhänge pro E-Mail, jeder höchstens 10 MB groß. Bei mehr Anhängen verteilen Sie sie auf mehrere E-Mails, sonst werden die überzähligen nicht eingelesen.
Was danach passiert
- Das interne Postfach wird regelmäßig automatisch abgerufen. Wenn Sie nicht warten möchten, klicken Sie auf der Seite Beratermappe auf Postfach jetzt abrufen. Das geht höchstens einmal pro Minute.
- Die Beratermappe erscheint unter Eingegangene Beratermappen, zuerst mit dem Status Wird verarbeitet, dann mit Bereit zur Prüfung. Öffnen Sie sie und prüfen Sie die Angaben (siehe „Eingelesene Angaben prüfen und übernehmen“).
- Per E-Mail eingereichte Beratermappen, die nicht übernommen werden, löscht das Portal nach 14 Tagen automatisch.
- Haben Sie die Direkt-Übernahme eingeschaltet, werden Beratermappen, deren Angaben vollständig gültig sind, ohne Prüf-Schritt übernommen und an den DBA übertragen. Sie erhalten dann die E-Mail mit dem Betreff „Beratermappe automatisch übernommen — YANA Partner-Portal“ (siehe „Direkt-Übernahme“).
Wenn es nicht klappt
Sie erhalten eine Hinweis-E-Mail
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Ihre Beratermappe konnte nicht eingelesen werden“, wenn einer von diesen Fällen auftritt:
| Meldung in der E-Mail | Was Sie tun können |
|---|---|
| „Die Datei ist zu groß (max. 10 MB). …“ | Laden Sie die Datei im Portal manuell hoch. |
| „Die Datei konnte nicht gelesen werden (möglicherweise beschädigt oder verschlüsselt). …“ | Datei neu erzeugen, ohne Passwortschutz, oder im Portal hochladen. |
| „Diese Nachricht enthielt mehr als 30 Fotos — nicht alle konnten zu einer Beratermappe zusammengefügt werden. …“ | Laden Sie die Fotos im Portal hoch. |
| „Diese PDF enthält Formularfelder, aber keine erkennbare Beratermappen-Kennung. …“ | Prüfen Sie, ob Sie die richtige Datei angehängt haben und dass alle Seiten vollständig im Bild sichtbar sind. |
Sie erhalten keine Rückmeldung
In diesen Fällen kommt keine Hinweis-E-Mail:
- Die Absender-Adresse ist nicht freigeschaltet. Die E-Mail landet bei YANA und wird dort von einem Admin manuell zugeordnet. Schalten Sie die Adresse frei (siehe oben), damit das künftig automatisch geht.
- Die E-Mail hat keinen verwertbaren Anhang, zum Beispiel nur HEIC-Fotos, oder Ihr Mailprogramm hat große Anhänge durch einen Download-Link ersetzt (etwa bei iCloud Mail Drop). Senden Sie weniger oder kleinere Anhänge, oder laden Sie die Beratermappe im Portal hoch.
Die Beratermappe taucht nicht auf
- Prüfen Sie, ob Sie von Ihrer Login-Adresse oder einer bestätigten Absender-Adresse gesendet haben.
- Klicken Sie auf Postfach jetzt abrufen.
- Erscheint sie immer noch nicht, laden Sie sie im Portal hoch (siehe „Beratermappe im Portal einlesen“).
Fehler während der Verarbeitung, wie beispielsweise „Formular nicht erkennbar“, sind im Artikel „Beratermappe im Portal einlesen“ beschrieben. Sie gelten für E-Mail und Portal gleich.
Stand: 16.09.2026