Wofür
Automatisch eingelesene Angaben können falsch sein, besonders wenn sie per Hand ausgefüllt wurden. Auf der Prüfseite können Sie die Eingaben korrigieren und übernehmen, wodurch die Angaben dann in Ihrem Portal landen.
Für wen
Diese Funktion steht allen Partnern zur Verfügung.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Seite Beratermappe prüfen. Wenn Sie das Dokument gerade erst hochgeladen haben, öffnet sich die Seite von selbst. Später finden Sie die Beratermappe unter Beratermappe › Eingegangene Beratermappen mit dem Status Bereit zur Prüfung.
- Folgende Hinweise können oben auf der Seite angezeigt werden:
- Eine Zusammenfassung wie „14 Felder automatisch erkannt · 3 bitte prüfen. Markiert sind Angaben, bei denen die Erkennung unsicher war — bitte prüfen Sie dennoch alle Felder.“
- „Ankreuzfelder werden noch gelesen — die Auswahlfelder können sich gleich noch ändern.“ Warten Sie einen Moment und laden Sie die Seite neu, bevor Sie etwas ändern. Die Seite aktualisiert sich nicht von selbst.
- Ein Hinweis, dass die Beratermappe mit einer älteren Version des Formulars erstellt wurde. Prüfen Sie die Angaben dann besonders sorgfältig.
- Gehen Sie das Formular Seite für Seite durch und vergleichen Sie es mit der Beratermappe. Felder mit dem Hinweis Bitte prüfen — automatisch erkannt, unsicher. brauchen besondere Aufmerksamkeit. Wichtig: Auch Felder ohne diesen Hinweis können falsch erkannt sein, etwa Namen, Daten oder undeutliche Handschrift. Das gilt auch für Ankreuzfelder: Ist ein Kreuz eindeutig zu erkennen, wird das Feld nicht markiert. Prüfen Sie jede Angabe.
- Korrigieren Sie falsche Angaben direkt im Feld und ergänzen Sie fehlende. Sieht das Formular Datei-Uploads vor, können Sie hier Dokumente hinzufügen.
- Sehen Sie sich den Abschnitt Nicht übernommene Angaben an, falls er erscheint. Dort stehen Angaben, die ausgefüllt waren, aber nicht übernommen werden, zum Beispiel eine Auswahl, die es im Formular nicht gibt. Übertragen Sie sie bei Bedarf von Hand in das passende Feld. Dies ist vor allem relevant, wenn eine alte Version des Dokuments ausgefüllt wurde.
- Klicken Sie auf Bestätigen und übernehmen. Dadurch werden die Änderungen auf dieser Seite gespeichert.
Was danach passiert
Es öffnet sich die Seite Beratermappe übernommen. Was dort steht, hängt vom Formular ab:
- Bei Ihren eigenen Formularen steht dort „Die Einsendung wurde übernommen.“ Die Angaben liegen jetzt unter Einsendungen.
- Beim YANA-Buchungsformular entsteht daraus direkt ein Auftrag. Dort steht „Der Auftrag wurde erstellt. Eine Bestätigung wurde per E-Mail versendet.“ Darunter sehen Sie die Auftragsnummer, und den Auftrag finden Sie unter Aufträge. Die Bestätigung geht an die Familie, die das Formular ausgefüllt hat. Dieses Formular haben nur Partner mit vollem YANA-Portal.
Von dort geht es weiter mit Zu den Einsendungen, Weitere Beratermappe einlesen oder Zum Partner-Portal.
Haben Sie eine DBA-Anbindung, können Sie die Einsendung anschließend an den DBA übertragen (siehe „Aufträge und Einsendungen an den DBA übertragen“).
Abbrechen oder unterbrechen
- Abbrechen löscht die eingelesene Beratermappe sofort und endgültig. Nutzen Sie es nur, wenn Sie die Beratermappe nicht übernehmen wollen.
- Prüfen Sie eine Beratermappe möglichst in einem Zug. Verlassen oder schließen Sie die Seite vor Bestätigen und übernehmen, gehen alle Korrekturen verloren, die Sie hier eingetragen haben — gespeichert wird ausschließlich beim Übernehmen.
- Die Beratermappe selbst bleibt erhalten: Sie steht weiter unter Eingegangene Beratermappen und lässt sich erneut öffnen, bis sie automatisch gelöscht wird (siehe „Limitierungen und Dateiformate“). Beim erneuten Öffnen stehen dort wieder die ursprünglich erkannten Angaben, und Sie prüfen von vorn.
Wenn es nicht klappt
„Es gibt noch eine fehlerhafte oder fehlende Angabe — bitte oben korrigieren, bevor Sie übernehmen.“ Ein Feld ist ungültig oder ein Pflichtfeld leer. Suchen Sie oben das markierte Feld und korrigieren Sie es.
„Bitte alle Pflichtfelder ausfüllen.“ Füllen Sie die Pflichtfelder aus und übernehmen Sie erneut.
„Diese Beratermappe wurde bereits übernommen. Bitte laden Sie die Seite neu.“ Jemand anderes hat sie schon übernommen, oder die Direkt-Übernahme hat es erledigt. Sehen Sie unter Einsendungen nach.
„Die Angaben sind zu umfangreich. Bitte kürzen Sie einzelne Felder und versuchen Sie es erneut.“ Kürzen Sie sehr lange Texte und übernehmen Sie erneut.
„Beim Übernehmen ist ein Fehler aufgetreten. Die Angaben wurden NICHT übernommen — bitte versuchen Sie es erneut.“ Nichts wurde gespeichert. Klicken Sie erneut auf Bestätigen und übernehmen.
„Der Auftrag wurde angelegt, aber der Beratermappen-Import konnte nicht mit ihm verknüpft werden. …“ Der Auftrag existiert. Prüfen Sie ihn unter Aufträge von Hand.
Stand: 16.09.2026